Представництво Фонду міжнародної солідарності в Україні вважає створення добровільних пожежних команд на базі громадської організації найбільш перспективною та економічно ефективною моделлю для громад, що відображає і практику ЄС.
Водночас в українських реаліях через невирішення деяких колізій у законодавстві ця практика досі передбачає деякі операційні та організаційні виклики. Одним із них є питання фінансування громадської організації (ГО) з місцевого бюджету. На щастя, деякі громади не бояться проявляти ініціативу та використовувати наявні механізми у законодавстві, не чекаючи узгодженості законодавства у майбутньому. Так, наприклад, Бюджетний кодекс передбачає можливість визначення громадської організації одержувачем бюджетних коштів. Ми поспілкувались з Олегом Галавіним — членом добровільної пожежної команди Оброшинської громади – практичний досвід створення і функціонування добровільної пожежної команди саме у форматі громадської організації, фінансові й організаційні нюанси, які виникали при організації отримання коштів з місцевого бюджету, а також поради для інших громад, які планують рухатися цим шляхом.
Олег Галавін у громаді поєднує три ролі: він є одночасно членом добровільної пожежної команди, секретарем громадської організації, на базі якої створений підрозділ, а також працював з 2022 року у відділі цивільного захисту, мобілізаційної роботи та житлово-комунального господарства і був одним з тих, хто брав участь у створенні ДПК в громаді. Відтак його досвід є надзвичайно цінним для опису практики громади. Матеріал підготовлено у форматі інтерв’ю – відповіді на питання є прямою мовою.
— Чому ви обрали саме формат громадської організації для створення ДПК, а не іншу організаційно-правову форму?
Станом на 2022 рік, у нас виникло питання того, що з місцевого бюджету, було неможливо навіть банально зробити страхування для всіх членів добровільної пожежної команди. Оскільки деякі члени команди не були працівниками сільської ради, на них вона не могла виділяти кошти. Також було питання по іншому забезпеченню, тобто в першу чергу питання фінансового характеру. Не було чіткого механізму проведення оплат через казначейство, ніхто не знав, наскільки певні дії були законними чи незаконними.
Відповідно, ми на той момент розглядали три варіанти. Перший – залишити ДПК у структурі органу місцевого самоврядування. Другий варіант – це ДПК на базі комунального підприємства. Його ми відкинули, так як комунальне підприємство було досить “слабеньким”, та директор не сильно підтримував цю ініціативу.
Ну і третій варіант, свого роду експериментальний, це громадська організація. Перший очевидний плюс — ми можемо відкрити рахунок умовно у Приватбанку і пройтись по підприємцях, і в нас вже були б кошти на забезпечення діяльності. Це було перше, що нас спонукало. А, по-друге, ми мали з сільської ради практики фінансування громадських організацій з місцевого бюджету, і механізм передачі на той момент з балансу сільської ради на баланс громадської організації також був. Зараз він, на жаль, відсутній, бо кілька місяців тому відбулися певні зміни.
— Як було вирішено питання фінансування ДПК з місцевого бюджету?
Голова і заступники є ініціаторами підтримки команди фінансово. В депутатському корпусі немає жодних претензій та питань, так як вони бачать нашу роботу та як ми її виконуємо.
Зараз ми переважно звертаємось раз на рік для виділення коштів, але можемо звертатися і 2-3 рази за потреби. Перше, що ми робимо — пишемо запит потреби на сільську раду. Це офіційний лист від громадської організації з проханнями виділити кошти на ті чи інші потреби (наприклад, останній раз це було дизельне паливо, рації та комплектуючі до рації). Запит реєструється, далі потрапляє на сесію, і якщо депутати голосують — кошти виділяються за відповідною програмою. Наша програма має назву Програма забезпечення пожежної та техногенної безпеки Оброшинської сільської ради, направлена на підтримку громадської організації «Добровільна пожежна команда Оброшинської територіальної громади». Це програма, яку пише сільська рада, вона аналогічна всім іншим програмам для інших сфер та включає в собі певні рухи (завдання), на що б ці кошти могли б піти.
— Чи були випадки, коли громада хотіла профінансувати певні потреби команди, але це виявилося неможливим?
Ні, такого не було. Звичайно, що ми попередньо підходили до голови, питали, чи є зараз можливість виділити кошти. Також, ми в більшості стараємось звертатися у другій половині року, коли бюджет вже зрозумілий, ближче до липня-вересня, а не під кінець року, щоб встигнути освоїти кошти.
Насправді, ще є така особливість, що якщо вже писати до сільської ради з потребою коштів, варто це робити на якісь більш-менш вагомі суми. Тому що кожен договір потрібно реєструвати в казні, робити платіжки, іноді робити окремі рахунки. І відповідно, робити всі ці дії, щоб купити умовно 2 пари рукавиць не має сенсу. Відповідно, ми минулого року зробили запит на 100 тис. грн, цього року на 110 тис. грн.
— Який процес отримання коштів? Чи виникали труднощі з відкриттям рахунків у казначействі?
Перший раз відкрити рахунки досить складно, оскільки потрібно подавати всі правоустановчі документи. Потрібно закупити токени, створити ключі, багато різних заявок оформити. Насправді, для цього варто мати досить досвідченого бухгалтера, але оскільки більшість команд працюють з органами місцевого самоврядування, з сільськими радами, міськими радами, в них є такі бухгалтери, які з радістю допоможуть. Я особисто підходив до бухгалтерів сільської ради, до бухгалтерів комунального підприємства, і вони казали, які документи потрібні, давали контакти казначейства, тобто спільними зусиллями ми це робили.
Перший раз ми відкривали рахунки протягом місяця. Потрібно було їхати в обласне казначейство, далі в місцеве казначейство. Там цілком прості документи, різні заяви, але їх багато і потрібно дотримуватись порядковості подання. І казначейство таке досить педантичне, якщо якась маленька помилка, треба переробляти.
— З огляду на те, що Ви є одночасно і членом громадської організації, і працюєте в органі місцевого самоврядування, як вдалось уникнути конфлікту інтересів?
Мій відділ не займається діяльністю, пов’язаною з добровільним пожежним рухом (тобто я не готую жодних документів, пов’язаних з ДПК, не перевіряю їх діяльність, я не голосую за будь-які речі, пов’язані з громадською організацією). Крім цього, в самій громадській організації уповноваженою на підписання договорів, листів, накладних і т.д. є інша особа.
— Як відбувається використання коштів та звітування?
Після відкриття рахунків в цілому є два класи видатків: загальний фонд (дрібні закупівлі до 20 тис. грн, щось типу рукавиць, бензину) і спеціальний фонд (більші суми на одиницю товару, наприклад, рації).
У казначействі нам дають токени, так звані ключі, терміном на 3 роки. За допомогою налаштованого захищеного з’єднання ми можемо зайти на сайт казначейства, подати та зареєструвати договір, подати платіжки і спостерігати їх стан, проплачені чи ні.
Також нам дається доступ до звітності, оскільки потрібно кожен місяць подавати першого числа, чи є заборгованість, чи немає заборгованості. Після того, як ми зареєстрували договір, ми беремо саме видаткову накладну. Згідно з цією накладною в програмі казначейства “Фіндокументи” ми створюємо платіжку, закидаємо в СДО (систему дистанційного обслуговування – це сервіс казначейства – прим. ред.), і чекаємо на проплату. Але всі процеси з реєстрації зобов’язань потребують бухгалтерської освіти. Як я вже казав, мені допомагали бухгалтери сільської ради, я досі роблю це під їхнім наставництвом.
Потрібно в кінці року всі рахунки закривати, а коли виділяють нові кошти, потрібно відкривати їх заново.
Також, є інші нюанси. Наприклад, якщо ми робимо проплату з рахунку громадської організації, проплата йде протягом доби. Якщо ми робимо проплату державними (публічними – прим. ред.) коштами, тобто через казначейство, на захищені статті, такі як дизель чи інші з переліку, який є в постанові, це йде 2-3 дні не більше. Якщо не по захищеній статті, наприклад ми купляли рацію, то проплата йшла близько трьох тижнів. В такому випадку треба надавати пояснення постачальнику, не кожен готовий стільки чекати.
— Ви могли б зробити приблизну оцінку, скільки у Вас часу йде на адміністрування цих процесів - для розуміння іншими, чого це коштує у людиногодинах?
Cкладно назвати якусь конкретну кількість годин. Тому що, наприклад у перший раз для того, щоб відкрити рахунки, створити токени та ключі, налаштувати необхідні програми в себе на комп’ютері, розібратися як воно працює та налагодити весь процес знадобилося приблизно 3 тижні. Це не день в день: іноді це година, іноді дві-три години на день. А от вже у другий раз і далі простіше – можна впоратись за тиждень, виділяючи по 2 години на день. Просто потрібно враховувати, що перший раз, коли відкриваєш рахунки, створюєш ключі, потрібно їздити спочатку в обласне казначейство (ми їздили, здається, 3 рази). Також потрібно час від часу їздити у місцеве казначейство. У більшості забирає багато часу підготовка різних документів.
— Які поради ви могли б дати громадам, які хочуть створити ДПК у форматі громадської організації?
По-перше, в контексті створення громадської організації варто одразу гарно прописувати статут (враховуючи вимоги про наявність певних формулювань у статуті для отримання фінансування з місцевого бюджету – прим. ред.), оскільки кожні подальші зміни важко внести.
Щодо рекомендацій вже після створення громадської організації та отримання фінансування з місцевого бюджету, то їх можна структурувати такими пунктами.
- Варто узгодити обсяг фінансування та напрямки витрат з депутатами та посадовими особами місцевого самоврядування і постійно підтримувати з ними контакт та звітувати (зокрема і перед депутатами – для налагодження довіри – прим. ред.).
- Варто пройти увесь процес разом з бухгалтерами, які розуміють специфіку обліку у органах місцевого самоврядування, в ідеалі – забезпечити консультаційну підтримку від бухгалтерів органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств чи закладів. Такі бухгалтери знають багато нюансів і особливостей процедур (наприклад, у договорах, які оплачуються з коштів місцевого бюджету, не може бути передплати, все проплачується по видатковим накладним, кожного місяця потрібно подавати звіт по фінансовій заборгованості або її відсутності на 1 число місяця відповідно до форми (після моменту відкриття рахунків) і багато інших нюансів).
- У зв’язку з попереднім пунктом важливо одразу пояснювати постачальнику, що проплата може затриматись, поки розглядається в казначействі, оскільки це публічні кошти (з практики – не всі готові чекати).
- Варто відкривати два рахунки: у іноземній валюті і в гривні, щоб не мати обмежень під час міжнародних взаємодій (якщо випаде така нагода).
- Варто уважно поставитись до заповнення документів для казначейства: у випадку будь-якої помилки – потрібно їх переробляти, а у разі зміни паспорта/вклеювання фото одного із підписантів (голова, секретар, бухгалтер) – потрібно оновлювати ключі в казначействі.
- Варто налагодити адміністративну роботу та упорядкування документів: потрібно вести журнали вхідної/вихідної документації, журнал наказів. Не зайвим буде сортувати документи по роках, вхідні/вихідні листи, документи для відкриття рахунків, звіти, договори, накладні, платіжки. Ну і, звичайно, абсолютно всі документи собі структурувати в окремих папках на комп’ютері, щоб в будь-який момент можна було знайти ті чи інші документи, внести зміни, тощо.
Крім цього, публічні кошти – не єдине фінансування. Варто співпрацювати з підприємцями, робити свої флаєри або візитки, щоб, наприклад, після пожежі чи ДТП, чи просто на різних заходах ділитись своїми реквізитами та даними і таким чином заохочувати підтримувати підрозділ.
Підсумовуючи, досвід Оброшинської громади демонструє, що створення добровільної пожежної команди на базі громадської організації є дієвою моделлю, навіть за наявності певних законодавчих і процедурних обмежень.
Тож, за умови чіткого належної організації фінансового обліку та постійної комунікації з органами місцевого самоврядування, громади можуть забезпечити стабільне фінансування діяльності ДПК з місцевого бюджету. Цей кейс може слугувати орієнтиром для інших громад, які шукають гнучкі та ефективні рішення у сфері посилення системи пожежної безпеки на місцях.
Більше про інші фандрейзингові практики та пошук партнерів Оброшинської громади у сфері цивільного захисту — у виступі Олега Галавіна під час «Форуму цивільного захисту: синергія заради безпеки», що відбувся у Києві 4 грудня 2025 року. Захід організовано в рамках Проєкту «Вогнеборці. Підтримка стійкості українських громад шляхом посилення системи цивільного захисту на місцевому рівні» за фінансової підтримки Програми «Підтримка Демократії 2025» в рамках Програми польської співпраці у сфері розвитку Міністерства закордонних справ Республіки Польща.