У зв’язку зі внесенням змін до Кодексу цивільного захисту України (далі – КЦЗУ) внаслідок прийняття закону України №2750-ІХ [1] від 16.11.2022 р. до суб’єктів, які можуть утворювати пожежно-рятувальні підрозділи для забезпечення добровільної пожежної охорони (далі – підрозділи ДПО), у статтю 63 [2] були додані громадські організації. Відповідно до формулювання абзацу третього частини другої статті 63 КЦЗУ громадські організації створюють такі підрозділи з числа своїх членів. Така модель утворення підрозділів ДПО має потенціал поширення в Україні, адже відображає європейську практику розвитку системи пожежної охорони (зокрема за такою моделлю працюють підрозділи ДПО в Польщі, Естонії тощо).
Примітка. Законодавство України дозволяє реєструвати громадські об’єднання без статусу юридичної особи. Такі громадські об’єднання не можуть відкривати банківські рахунки та набувати майнових прав. Оскільки для забезпечення своєї діяльності підрозділ ДПО має володіти пожежно-рятувальною технікою та обладнанням, мати фінансування на паливно-мастильні матеріали, розуміється, що громадськими організаціями, які утворюють підрозділи ДПО, мають бути такі, що утворені зі статусом юридичної особи, відтак цей алгоритм стосується виключно громадських організацій зі статусом юридичної особи.
Нижче надається покроковий алгоритм дій для створення підрозділу ДПО на базі громадської організації. Алгоритм складається з двох частин:
- Алгоритм створення громадської організації, метою діяльності якої є забезпечення пожежної безпеки у територіальній громаді.
- Алгоритм створення пожежно-рятувального підрозділу для забезпе-чення добровільної пожежної охорони на базі громадської організації.
Якщо громадська організація, яка може стати засновником підрозділу ДПО, вже утворена, а її статутна мета діяльності відповідає такому напрямку діяльності, рекомендуємо одразу перейти до частини другої цього алгоритму. Водночас у такому разі варто ознайомитись з формулюваннями мети діяльності та завдань громадської організації у шаблоні статуту (додаток 2 до цього Алгоритму) та перевірити на наявність подібних формулювань поточний статут вже створеної громадської організації. У випадку якщо формулювання не відповідають таким, що надані у шаблоні статуту, рекомендуємо затвердити нову редакцію статуту громадської організації та провести державну реєстрацію таких змін у загальному порядку. Для формулювання нової редакції статуту можна користуватись наданим шаблоном.
Якщо громадська організація, яка має стати засновником підрозділу ДПО, ще не утворена, нижче надається алгоритм її створення.
Ініціатор створення підрозділу ДПО формує ініціативну групу, члени якої виступлять засновниками громадської організації. Відповідно до частин першої, третьої та шостої статті 7 Закону України «Про громадські об’єднання»[1] засновниками громадської організації мають бути принаймні дві повнолітні, дієздатні особи.
Засновники громадської організації готують пакет документів, необхідних для здійснення її державної реєстрації. До такого пакету документів входять:
1. Протокол установчих зборів громадської організації (додаток 1 до цього Алгоритму)
2. Статут громадської організації (додаток 2 до цього Алгоритму)
3. Відомості про керівні органи організації (додаток 3 до цього Алгоритму)
4. Заява про реєстрацію юридичної особи – громадської організації – заповнюється за формою 2, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 18.11.2016 р. №3268/5[2]
5. Схематичне зображення структури власності юридичної особи (додаток 4 до цього Алгоритму)
При підготовці пакету документів необхідно звернути увагу на такі застереження та поради:
1. Щодо протоколу установчих зборів громадської організації:
1.1. Мінімальна кількість осіб, які мають брати участь в установчих зборах – двоє, однак може бути більше. При цьому, якщо на момент створення громадської організації вже є група потенційних членів підрозділу ДПО, оскільки підрозділ ДПО створюється з членів громадської організації, є два підходи до її утворення:
а) залучити до установчих зборів мінімально необхідну кількість людей, а інших прийняти у члени після реєстрації організації;
б) включити усіх відомих потенційних членів підрозділу ДПО як засновників громадської організації одразу при реєстрації.
При першому підході не потрібно вносити дані про усіх потенційних членів у реєстр осіб, які брали участь в установчих зборах, збирати їхні підписи, вносити їхні дані в заяву про реєстрацію. Однак потрібно буде зібрати заяви на членство у громадській організації від усіх осіб, крім засновників, після, наприклад, затвердження положення про членство та видати наказ голови організації про їхнє прийняття.
При другому підході не потрібно буде збирати заяви про членство та видавати відповідний наказ (оскільки усі відомі потенційні члени підрозділу ДПО виступлять засновниками громадської організації і стануть її членами з моменту державної реєстрації). Однак потрібно буде зібрати усі підписи для протоколу установчих зборів і відобразити усіх засновників в заяві про реєстрацію громадської організації.
Зверніть увагу! Член громадської організації і член підрозділу ДПО – це різні правові статуси. Член громадської організації необов’язково може ставати членом чи учасником підрозділу ДПО. Член підрозділу ДПО обов’язково є членом громадської організації. Усі члени громадської організації мають вплив на прийняття рішень у ній шляхом участі у загальних зборах організації – це варто враховувати при організації діяльності, адже загальні збори призначають і відкликають голову організації, затверджують його звіти, можуть погоджувати укладення деяких угод, якщо це передбачено статутом. Для того, аби усі рішення загальних зборів були правомочними, необхідно дотримуватись процедури повідомлення про їхнє зібрання усіх членів громадської організації.
1.2. Реєстр осіб, які брали участь в установчих зборах, є невід’ємним додатком до протоколу – без нього, державний реєстратор не розгляне пакет документів. У реєстрі мають бути усі підписи вказаних осіб. Якщо в установчих зборах беруть участь іноземці або особи без громадянства, у реєстр потрібно додати ще одну колонку – для паспортних даних таких осіб.
2. Щодо статуту громадської організації:
2.1. Статут має бути прошитий та пронумерований. Наприклад, на місце вузла нитки можна наклеїти паперову печатку, на якій мають поставити підписи головуючий та секретар установчих зборів та вказати загальну кількість сторінок документу.
2.2. Усі учасники установчих зборів мають поставити свої підписи на останній сторінці статуту.
2.3. Шаблон статуту, який надається як додаток 2 до цього Алгоритму, пропонує просту структуру управління: виконавчим органом є тільки голова організації. За рішенням засновників це можна змінити: наприклад, додати положення про правління, порядок його обрання та повноваження, ввести посаду виконавчого директора тощо, якщо це необхідно.
Примітка. Структура управління, яка передбачає наявність колегіального органу поточного контролю за операційними справами, зазвичай краще сприймається деякими донорськими організаціями. Однак оскільки для отримання більшого фінансування необхідно розвинути інституційну спроможність організації, можна почати з простої структури, а потім при потребі змінити статут відповідно до створеної структури.
Зверніть увагу! Формулювання у шаблоні статуту, які стосуються неприбутковості чи передачі майна у випадку ліквідації організації іншим неприбутковим організаціям не варто змінювати – вони є важливими для надання статусу неприбутковості.
3. Щодо відомостей про керівні органи організації:
3.1. Варто вказувати тільки членів виконавчих (та у випадку їх утворення – наглядових) органів громадської організації. Якщо обрана проста структура (відповідно до наданого шаблону) – у відомостях про керівні органи організації потрібно зазначити тільки голову організації.
4. Щодо заяви про реєстрацію юридичної особи – громадської організації:
4.1. Усі дані у заяві мають заповнюватись друкованими літерами. На кожну букву у формі є окрема клітинка.
4.2. Затверджена форма заяви є універсальною для всіх юридичних осіб, для реєстрації створення, внесення змін та ліквідації. Це означає, що велика частина цієї форми не стосується випадку реєстрації громадської організації, тому відповідно поля заповнювати не потрібно. Важливо уважно виконувати вказівки у примітках до заяви, які вказуються в дужках.
4.3. Вся інформація в заяві має відповідати даним у протоколі установчих зборів та статуті. Реєстратор може повернути заяву, якщо дані не будуть збігатись навіть у дрібницях.
4.4. При заповненні заяви варто звернути увагу, що кодом виду економічної діяльності для громадських організацій є 94.99, а статутний капітал завжди дорівнюватиме 0,00 грн. Якщо шаблон статуту в частині органів управління не змінювався, то у назві органів управління варто вказати «Загальні Збори, Голова Організації».
4.5. Сторінку 4 заяви потрібно продублювати стільки разів, скільки є засновників. Варто уважно прочитати примітку внизу цієї сторінки форми. Сторінка 7 заповнюється і подається тільки тоді, якщо визначається ще одна особа, крім голови організації, яка буде підписантом громадської організації. Сторінки 8 та 9 форми для цілей реєстрації громадської організації не додаються.
4.6. Важливо докласти сторінку 10 для включення до Реєстру неприбуткових організацій з моменту реєстрації.
5. Щодо схематичного зображення структури власності юридичної особи:
5.1. Схематичне зображення структури власності юридичної особи підписується уповноваженою для вчинення реєстраційних дій особою відповідно до протоколу установчих зборів.
Уповноважена для вчинення реєстраційних дій особа подає сформований пакет документів відповідно до рекомендацій, наданих вище, державному реєстратору.
Зверніть увагу! Подавати документи має лише та особа, яку делегували для вчинення реєстраційних дій на установчих зборах. Відповідно до частини восьмої статті 9 Закону України «Про громадські об’єднання» провести реєстрацію необхідно не пізніше 60 днів з дати проведення установчих зборів.
Після проведення державної реєстрації голова громадської організації видає наказ про вступ на посаду голови організації (додаток 5 до цього Алгоритму). Такий наказ найкраще видати наступного дня після дати реєстрації громадської організації. Цей наказ може запитуватись банківськими установами для надання відповідних послуг та донорськими організаціями.
Голова організації виготовляє кваліфікований електронний підпис (за бажанням), відкриває банківський рахунок в обраній банківській установі (за бажанням), організовує виготовлення печатки (за бажанням – печатка не є обов’язковою).
Організація проводить аналіз щодо потреби в утворенні підрозділу ДПО, оптимального розташування пожежного депо такого підрозділу, здійснює фінансові розрахунки щодо потреб на утримання підрозділу ДПО, визначає доступні організації способи фінансування цієї діяльності та отримання у користування певного майна. Таку роботу варто проводити у тісній взаємодії з органами місцевого самоврядування відповідної територіальної громади та територіальним органом ДСНС. Така робота може бути проведена і до реєстрації громадської організації.
Організація визначає оптимальне місце розташування підрозділу ДПО, що утворюється, визначає межі території, на якій провадитиме діяльність відповідний підрозділ, та створює проєкт положення такого підрозділу (додаток 6 до цього Алгоритму).
При підготовці пакету документів необхідно звернути увагу на такі застереження та поради:
Зверніть увагу! Як зазначалось вище, члени підрозділу ДПО і члени громадської організації – це різні правові статуси. І так само – начальник підрозділу ДПО не є органом управління громадської організації. Якщо начальником підрозділу ДПО призначається інша особа, ніж голова громадської організації, то всі документи, які містять розпорядження щодо діяльності громадської організації (наприклад, фінансування) мають підписуватись головою громадської організації. Якщо спрощено, то начальник підрозділу ДПО – це керівник структурного підрозділу громадської організації. Він може приймати осіб у члени та учасники підрозділу ДПО, але не в члени громадської організації (для останнього потрібно буде наказ голови організації) – відповідно, нові члени подаватимуть дві заяви: про членство в громадській організації та про членство чи роль учасника в підрозділі ДПО.
Голова громадської організації направляє проєкт положення про підрозділ ДПО до територіального органу ДСНС, у віданні якого знаходиться територія, на якій провадитиме діяльність підрозділ ДПО, для його погодження з супровідним листом (додаток 7 до цього Алгоритму).
Після погодження проєкту положення підрозділу ДПО голова організації скликає загальні збори членів громадської організації для ухвалення рішення про створення підрозділу ДПО та затвердження його положення. Якщо інше не визначено статутом чи положенням про порядок проведення загальних зборів (якщо таке затверджене в організації), за 10 днів перед проведенням загальних зборів потрібно забезпечити належне інформування усіх членів громадської організації про час, дату і місце (або формат) проведення загальних зборів. Наприклад, це може бути розсилка електронною поштою за адресами, які члени організації надали у заявах про членство чи вказали для запису у реєстрі членів організації.
Проведення загальних зборів та ухвалення рішення про створення підрозділу ДПО. Рішення відображається у протоколі загальних зборів (додаток 8 до цього Алгоритму). Одночасно із затвердженням положення про підрозділ ДПО можна затвердити положення про членство в громадській організації, аби вибуття з підрозділу ДПО могло бути врахованим при визначенні подальшої участі особи в громадській організації (додаток 9 до цього Алгоритму).
Призначення головою організації начальника підрозділу ДПО (додаток 10 до цього Алгоритму).
Прийняття заяв від осіб, які мають намір стати членами або учасниками пожежно-рятувального підрозділу для забезпечення добровільної пожежної охорони, з числа членів організації. Прийняття осіб у члени громадської організації (якщо кандидати не є членами на момент виявлення зацікавленості в участі в діяльності підрозділу ДПО). Організація рекрутингових процедур (тестування, співбесіда тощо) на розсуд начальника підрозділу ДПО. Організація начальником ДПК проходження кандидатами у члени підрозділу ДПО медичного огляду (якщо при поданні заяв вони не надали документи про проходження медогляду).
Зарахування прийнятих членів та учасників до підрозділу ДПО шляхом видачі наказу начальника підрозділу ДПО (додаток 11 до цього Алгоритму).
Організація начальником підрозділу ДПО та головою громадської організації з територіальним органом ДСНС підготовки членів підрозділу ДПО, визначеної законодавством на момент її організації, укладення договору про проведення навчання з відповідним навчальним центром ДСНС.
Організація начальником підрозділу ДПО та головою громадської організації особистого страхування життя та здоров’я членів підрозділу ДПО, укладення відповідних договорів.
Організація начальником підрозділу ДПО з територіальним органом ДСНС включення підрозділу ДПО до планів залучення сил та засобів цивільного захисту для реагування на пожежі, надзвичайні ситуації та інші небезпечні події та визначення порядку залучення підрозділу ДПО до виконання завдань.
Організація начальником підрозділу ДПО та головою громадської організації регулярних тренувань та інших заходів для підтримки навичок та мотивації членів та учасників підрозділу ДПО. Приклад плану такої діяльності надається як додаток 12 до цього Алгоритму.
Цей матеріал створений в рамках Проєкту Представництва Фонду міжнародної солідарності в Україні «Вогнеборці. Зміцнення спроможності українських громад шляхом розвитку добровільних пожежних команд». Проєкт реалізовується за фінансової підтримки Програми польської співпраці у сфері розвитку Міністерства закордонних справ Республіки Польща, а також Офісу Координатора програм допомоги США в Європі та Євразії Державного департаменту США в рамках 10-го раунду програми «Development Cooperation Partnership Program. Зміст цього документу не обов’язково відображає погляди Уряду Республіки Польща та Уряду США.
